Bericht

In 4 Schritten erfolgreich hybrid Arbeiten

Autor: Aproda AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0

Die Arbeitswelt der Zukunft ist hybrid

Mit diesen 4 Tipps gelingt hybrides Arbeiten im Team
Das Thema Hybrid Work wird im Schweizer KMU Markt laufend präsenter. Die Werte von Mitarbeitenden haben sich dauerhaft verändert, was die Anwesenheit im Büro oder die Rolle der Arbeit betrifft, und es gibt kein Zurück. Viele Mitarbeitenden leben bereits nach dem Motto: Der Weg ins Office muss sich lohnen.

Auch die flexiblen Arbeitsformen beinhalten zusätzlich eine Vielzahl von Veränderungen. Neue Fähigkeiten sind gefragt, damit die Zusammenarbeit gelingen kann. Viele Beschäftigte stehen daher vor der Herausforderung, sich neue digitale Kompetenzen anzueignen. Was dafür notwendig ist: Die Bereitschaft, immer wieder Neues zu lernen. Das gilt auf allen Stufen, ob Mitarbeitende oder Management. Denn hybrides Arbeiten erfordert mehr als den Einsatz moderner Technologien, es braucht das Mindset der Mitarbeitenden, technologisch am Ball bleiben zu wollen.

Wir zeigen Ihnen 4 Schritte auf, die in Ihrem Unternehmen zu hybridem Arbeiten mit Erfolg führt.

1. Schritt | Stärkung der hybriden Arbeitskultur
Eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen besteht heute darin, dass alle Mitarbeitenden an einem Strang ziehen und bereit sind, sich auf neue Arbeitsformen einzulassen. Hier ist es also in erster Linie die Aufgabe der Führungskräfte, strategisch festzulegen, wie in Zukunft Hybrid gearbeitet werden soll. Die Definition von warum, wann und wie ist essentiell. Dies bedeutet, den Zweck der persönlichen Zusammenarbeit zu definieren, festzulegen wann die Mitarbeitenden vor Ort zusammenkommen sowie Verhaltensregeln für hybride Meetings zu bestimmen und zu überdenken. Ebenfalls soll in diesem Schritt auch definiert werden, welche Unterstützung Räumlichkeiten bieten können. Nur so kann von den Vorteilen der hybriden Arbeitsmodellen profitiert werden.

Work Trend Index 2022 | Microsoft
„43% der Remote-Arbeitskräfte sagen, dass sie sich in Meetings nicht einbezogen fühlen, jedoch nur 27% der Unternehmen haben neue Verhaltensregeln für hybride Meetings eingeführt, damit sich alle zugehörig und eingebunden fühlen.“

2. Schritt | Vereinheitlichung der hybriden Arbeitsumgebung
Die Vereinheitlichung der hybriden Arbeitsumgebung ist für Unternehmen heute von grosser Bedeutung. Während dem Wechsel ins Homeoffice haben viele Firmen Lösungen und Produkte von mehreren Anbietern bezogen, um von zu Hause aus zu arbeiten. Dadurch stehen den Mitarbeitenden diverse Tools zur Verfügung, welche sich aber nicht ineinander integrieren lassen. Dies sorgt für eine Ungleichheit der hybriden Arbeitsumgebung und viel Ablenkung der Mitarbeitenden, da diese ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln müssen.Aus diesem Grund haben Unternehmen immer mehr das Bedürfnis auf einer einheitlichen Plattform, wie beispielsweise Microsoft Teams, zusammen zu arbeiten. So können Mitarbeitende aus verschiedenen Organisationen gemeinsam arbeiten, chatten, telefonieren und teilen – alles an einem Ort und nahtlos integriert in die Office-Apps und Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung.

3. Schritt | Sicheren Fernzugriff freischalten
Ein sicherer Remote-Zugriff auf allen wichtigen Daten und Applikationen: Was für Mitarbeitende nötig ist, um auch im Homeoffice sicher und effizient zu arbeiten, ist für viele Unternehmen eine grosse Hürde. Gerade, wenn es darum geht, einen solchen Zugriff zur Verfügung zu stellen. Die Anforderung ist klar: Es ist ein Muss, dass alle Mitarbeitenden jederzeit und überall auf ihre Arbeitsdaten zugreifen können und dies ohne jegliche Sicherheitslücke. Die Verschlüsselung verhindert Datenverluste, selbst wenn die Mitarbeitenden über ein öffentliches WLAN arbeiten. Eine wichtige Komponente zur Verbesserung der Anmeldesicherheit ist die Multi-Faktor-Authentifizierung, z. B. mittels App über mobile Geräte, einen digitalen Pin oder Fingerabdruck. Diese Methoden sind heutzutage ein Muss für sämtliche externe Zugriffe auf Unternehmensdaten.

Catrin Hinkel | CEO – Microsoft Schweiz
„Die Mitarbeitenden legen Wert auf Flexibilität und Wohlbefinden, und diese hohen Erwartungen sind eine Chance aber auch eine Herausforderung für jedes Unternehmen, die Integration von Arbeit und Privatleben für alle neu zu denken.“

4. Schritt | Geräte verwalten, managen und schützen
Das Managen der Daten und Geräte ist im Umschwung: Durch Hybride Work müssen die Daten nun von überall aus und auf verschiedenen Devices wie Tablet, Handy oder Notebook verfügbar sein. Durch diese Veränderung ist die IT laufend mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Unternehmen stellen sich auch oft die Frage: Was machen wir, wenn ein Gerät von einem Mitarbeitenden verloren geht oder gestohlen wird? Heute liegen auch genau diese Fälle in der Verantwortung der Unternehmen. Um die Daten auf den persönlichen Geräten zu schützen, ist ein zentrales Clientmanagement unabdingbar und hat laufend an Bedeutung gewonnen. Damit hat die IT die nötigen Instrumente, den Schutz auf allen Geräten sicherzustellen. Dies bedeutet konkret, die zentrale Verwaltung von Updates des Betriebssystems und der und Clients-Software, die Verschlüsslung der Hard Disk, die Aktivierung und Überwachung der Client-Firewall und das allgemeine Managen der Antivirus-Software auf allen Endgeräten. Auch besteht bei einem Diebstahl eines Endgeräts die Möglichkeit, die Daten auf den verschiedenen Devices zu löschen.

Fazit
Offenheit für neue Arbeitsformen und Verständnis gegenüber Arbeitskolleg/innen ist unserer Meinung nach der Schlüssel für erfolgreiche hybride Zusammenarbeit. Eine besondere Verantwortung ist bei den Führungskräften der Unternehmen gefragt. Ihre Aufgabe besteht darin, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, ihren Platz in einer hybriden Arbeitswelt zu finden und sich auch zwischen Büro und Homeoffice verbunden zu fühlen. Das Ziel von jedem Unternehmen soll es sein, die physischen Distanz der von den Mitarbeitenden gewählten Arbeitsorte, mittels Technologie zu schliessen.

Auch ist es wichtig, die Mitarbeitenden auf dem Weg zu den passenden Lösungen zu begleiten und zu schulen. So kann eine Kultur des Vertrauens, der Flexibilität und Offenheit weiter ausgebaut werden. Denn nur zusammen ist es möglich eine moderne und innovative Unternehmenskultur aktiv zu gestalten und zu pflegen. Während sich die Welt weiterentwickelt, werden Unternehmen mit einer ausgeprägten Lernkultur im Vorteil sein.

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Verwendete Grafik, Quelle Microsoft

 

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