Beitrag von BAYO AG
Für fast jeden Zweck und für fast jede Tätigkeit im Treuhand-Alltag gibt es ein Tool, eine Formel, ein kleines oder grosses Programm. Und mit den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz sind noch weitere nützliche Hilfsmittel dazu gekommen. Schön und gut, aber sind wir wirklich rascher, wenn wir Daten von hier nach dort kopieren, verknüpfen und wieder angleichen müssen? Oftmals verpufft damit die Zeitersparnis rasch wieder.
Als Treuhänder und Treuhänderinnen sind wir geübt im Umgang mit Tabellenkalkulations-programmen und somit sicher deutlich überdurchschnittliche Nutzer. Eine Kundenliste da, eine Leistungserfassungstabelle dort, da die Fristenliste und in einer separaten Datei noch Arbeitszeit der Mitarbeiter. Mit den nötigen Formeln und Kenntnissen sind die Daten flugs von einer Tabelle in einer anderen angereichert und ergänzt, rasch gerechnet und kontrolliert. Auch Auszüge aus Standardlösungen für Buchhaltung und Lohn sind mit ein paar Klicks rasch verwend- und integrierbar.
Und doch muss man als Treuhänderin oder Treuhänder immer wieder prüfen und kontrollieren, ob keine Formelfehler drin sind, Daten fehlen oder zusätzliche Stammdatentabellen nachzuführen sind. Oder wer kennt das nicht, dass das doch eigentlich «dubbeli-sichere» Spesen-Sheet vom Benutzer leider kaputtgewürgt wurde oder dir Formeln manuell mit dem neuen MWST-Satz überschrieben wurden. Tabellenkalkulation ist nett, wenn man etwas ad-hoc auswerten will, aber nicht zwingend die beste Wahl bei standardisierten und immer wiederkehrenden Arbeitsschritten.
Wenn die Systeme, die man einsetzt, miteinander «sprechen» und Daten standardisiert austauschen. Die Informatik kennt dies schon lange und die meisten modernen Lösungen bieten solche Open API-Schnittstellen an. Doch hier braucht es noch spezifischeres Know-How und die Lösung liegt auch nicht mehr ein einem Home-Made-Tabellensheet, welches man mal rasch am Sonntagabend erstellt. Auch sind Schnittstellen nicht immer das gelbe vom Ei und man ist gezwungen Abstriche zu machen.
Am einfachsten ist, wenn die Arbeiten, die man häufig macht, sowieso in der gleichen Software erledigt werden. Auch müssen Dinge, die alle Treuhänder gleich machen, ja auch nicht von jedem neu erfunden werden. Es lohnt sich also, sporadisch eine Auslegeordnung zu machen und zu schauen, welches Tool was kann und vielleicht eine Zusatzaufgabe übernehmen könnte. So kann vielleicht die Fakturierungslösung auch die Gleitzeit der Mitarbeiter abbilden und ein anderes Tool oder eine Tabelle kann in den Ruhestand geschickt werden. Rechnet man den Aufwand für den manuellen Abgleich, kann sich dabei sogar ein Wechsel lohnen, wenn die Kosten beim neuen Tool oder Upgrade höher sind oder gewisse Einschränkungen bei den Funktionen gemacht werden müssen. Sind wir ehrlich, die eigene Zeit sollte wir unbedingt auch effizient und sinnvoll einsetzen.
BAYO ist eine Standardlösung, die viele administrative Arbeiten in einem System abwickelt und Ihnen so ermöglicht diverse Tools und Tabellen abzulösen: Kundenverwaltung, Gleitzeit der Mitarbeiter, Leistungserfassung, Fakturierung, Fristenverwaltung sind nur ein paar Stichworte. Darüber hinaus können Sie mit BAYO die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Ihren Kunden datenschutzkonform über das BAYO Kundenportal abwickeln. Die Dokumente sind dabei auch strukturiert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Mit BAYO legen Sie aber auch Ihre Sitzungsnotizen sauber ab und pflegen leicht die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, übersichtlich und klar. Natürlich erfolgen auch die Berechtigungen zentral, wodurch Sie jederzeit volle Kontrolle über die Zugriffsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter haben.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich gerne für eine unverbindliche Demo oder melden Sie sich noch heute an ein Webinar an unter info@bayo.ch oder www.bayo.ch! Wir freuen uns auf Sie!
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