Bericht

Belege digitalisieren 2.0

Autor: Comatic AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0

Den Arbeitsalltag erleichtern: so lautet die Comatic-Mission seit jeher. Mit einer optimalen Nutzeroberfläche und zweckmässigen Tools unterstützt die Schweizer Business-Software KMU und ihre Mitarbeiter.
Obwohl oder gerade weil Comatic mit seinen über 10’000 aktiven Installationen bereits heute eine absolute Erfolgsgeschichte ist, wird die Software stetig weiterentwickelt, damit die Nutzerinnen und Nutzer stets mit der Zeit gehen – oder ihr ab und zu ein paar Schritte voraus sind.

Belege, Quittungen und Kreditorenrechnungen einfach scannen
Das neuste, für das zweite Quartal dieses Jahres geplante Comatic-Tool «DocuScan» treibt die Digitalisierung im wahrsten Sinne des Wortes voran: Mit DocuScan können Belege einfach und schnell digitalisiert werden. Sie können beispielsweise Rechnungen oder Quittungen einscannen und via Drag and Drop ins Comatic ziehen, via Smartphone-App fotografieren oder direkt per E-Mail übermitteln. Auch ganze Stapel mit mehreren Dokumenten können verarbeitet werden. Die Belege werden automatisch separiert und getrennt verarbeitet, was eine deutliche Zeiteinsparung darstellt.

Die Software erkennt sowohl elektronische als auch physische Belege wie Kreditorenrechnungen oder Quittungen mittels künstlicher Intelligenz (KI) und gestaltet deren Verarbeitung damit deutlich effizienter. Die Funktion erstellt automatisch Buchungsvorschläge sowie ein PDF des Belegs, während sie sämtliche Informationen aus Text, QR-Code und ESR-Codierzeile verarbeitet.

Der Hosentaschen-Scanner
Mit dem Smartphone-App digitalisieren Sie Lieferantenrechnungen, Spesenbelege oder sonstige wichtige Geschäftsdokumente auch unterwegs – einfach mit der Kamera. Die Belege werden auch hier zentral beim Mandanten im Dokumenten-Eingang gespeichert. Diese Belege können Sie anschliessend im Buchhaltungsprogramm ganz einfach direkt verbuchen oder in der Adressverwaltung einem bestehenden Kontakt anhängen.

Mehrwert für die Treuhandbranche
Für Treuhänder ist Comatic DocuScan doppelt interessant: Sie können Ihren Kunden die DokuScan-App (für Desktop oder Smartphone) gratis zur Verfügung stellen, unabhängig davon, ob diese Comatic nutzen oder nicht. Ihr Kunde kann Ihnen damit sämtliche Belege im Handumdrehen digital übermitteln. Diese können im Anschluss zentral pro Mandanten verarbeitet werden – und sind je nach Belegart bereits vorkontiert, ganz sicher aber bereits digital in der Buchhaltung – ein klarer Mehrwert gegenüber traditionellen Lösungen. Sie sparen damit sehr viel Zeit und erhalten revisionssichere PDF/A-Dokumente, die den höchsten Standards für die Langzeitarchivierung gerecht werden.

Comatic macht Schweizer KMU digital (und) effizient. Heute und morgen.

Für weitere Informationen schauen Sie ins Umsetzungspartner-Verzeichnis oder Fragen Sie direkt uns oder unseren Umsetzungspartner an.

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