Autor: Patric von Reding – Leiter INSTITUT TREUHAND 4.0

Wie jede Branche hat die Digitalisierung die Treuhandbranche voll im Griff. Dies führt zu einigen Herausforderungen aber auch vielen Chancen und neuen Möglichkeiten.

Die Erfahrung zeigt aber, dass es nicht einen Königsweg bei der Digitalisierung eines Treuhandunternehmens gibt, sondern eigene Ansätze/Handlungsfelder definiert werden müssen, um dann die individuelle Digitalisierungsstrategie im eigenen Unternehmen strukturiert umzusetzen. Eine standardisierte Digitalisierungsstrategie ist auch sehr schwierig für alle Treuhandunternehmen zu definieren, da die Firmen zum Teil sehr unterschiedlich aufgebaut sind, nicht zuletzt durch das individuelle Kundenportfolio und den damit zusammen angebotenen Dienstleistungen.

Zu Beginn ist es wichtig, eine saubere Auslegeordnung der vorhandenen Infrastruktur, der eingesetzten Softwarelösungen, dem digitalen Mindset der Belegschaft sowie dem der Kunden und der eigenen Geschäftstätigkeit zu machen. Neben dem Status quo ist es auch sehr wichtig, einen Ausblick in die Zukunft zu machen, wo möchte man als Unternehmen in 5 Jahren stehen?

Fällt es dem Unternehmen schwierig den Einstieg hier zu finden, loht es sich, seinen IT-Partner zur Unterstützung beizuziehen. Falls dies nicht möglich oder gewollt ist, kann als Mitglied von TREUHAND|SUISSSE auch das Institut Treuhand 4.0 als Coach beigezogen werden, welches bei Bedarf zusätzlich auch auf seine Umsetzungspartner zurückgreifen kann, welche ein breites Spektrum von Digitalisierungsthemen abdecken. Es lohnt sich auch bei der Zusammenarbeit mit seinem IT-Partner eine unabhängige Meinung einzuholen, um Planungsfehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Doch wo und wie steht die Belegschaft zur geplanten Digitalisierungsstrategie? Hier ist es wichtig, von Beginn an die Teams ins Boot zu holen und allfällige Mankos frühzeitig zu korrigieren. Die Belegschaft könnte einmal den DRO (Digital Readiness Orientation) vom Institut Treuhand 4.0 machen, um hierzu mehr zu erfahren und zur Planungshilfe für allfällige Massnahmen.

In der Regel ist eine der ersten Handlungsfelder die angeschaut werden müssen die Infrastruktur. Wie ist diese aufgebaut und wie wird sie betrieben? Ist diese noch zeitgemäss und ermöglicht sie, meine geplanten Digitalisierungsprojekte zu realisieren?

Weiter sollte die firmeninterne digitale Zusammenarbeit angeschaut werden. Ist diese mit den verwendeten Lösungen überhaupt möglich oder muss etwas Neues evaluiert werden? Die Kollaboration innerhalb des Unternehmens ist sehr wichtig. Nicht zuletzt durch Corona hat dies einen ganz anderen Stellenwert erhalten. Es geht aber nicht nur um das Arbeiten im Homeoffice, sondern generell um das medienbruchfreie Arbeiten, wo und wie werden die geschäftsrelevanten Dokumente gespeichert.

Die Basis hierzu bildet natürlich die eingesetzte Infrastruktur und darauf aufbauend die eingesetzten Softwarelösungen. Zur effizienten Arbeitsgestaltung sollte genau anschaut werden, wie im Tagesgeschäft die Government-Prozesse digitalisiert werden können, um dort keine unnötigen, ineffizienten Medienbrüche zu haben.

Funktioniert die Kollaboration innerhalb des Unternehmens und wird diese auch gelebt, können die benötigten Funktionalitäten und Lösungen für eine optimale Kollaboration mit den eigenen Kunden implementiert werden. Hier kann als Beispiel auch der Dokumentenaustausch mit den Kunden genannt werden. Dies kann je nach Kunden und der erbrachten Dienstleistungen sehr unterschiedlich im Umfang sein. Es lohnt sich somit hier eine skalierbare Lösung zu haben, die auf die eigenen Bedürfnisse standardmässig angepasst und/oder erweitert werden kann. Zum Beispiel sollte bei Buchhaltungsmandaten genau geschaut werden, wo die Schnittstellen sind, wie sieht die Arbeitsteilung aus und wie effizient können die Prozesse umgesetzt werden. Auch hier gilt, es gibt nicht nur eine Lösung, sondern das angebotene Dienstleistungsportfolio und der damit zusammenhängende Digitalisierungsgrad kann sehr mandatsspezifisch sein. So ist auch hier sehr wichtig eine Lösung zu haben, die skalierbar ist.

Ist die Digitalisierung im eigenen Unternehmen fortgeschritten, werden durch die einhergehenden Effizienzsteigerungen auch Ressourcen bei der Belegschaft frei. Hier kann dann zum Beispiel mit den vorhandenen personellen Ressourcen geprüft werden, wie der bestehende Beratungsbereich weiter professionalisiert und ausgebaut werden kann.

Der vorliegende Beitrag stellt nicht den Anspruch, vollständig und abschliessend zu sein. Vielmehr soll er helfen, sich für die Digitalisierung im eigenen Unternehmen die richtigen Fragen zu stellen und mögliche Einstiegspunkte zu finden.

Mitglieder von TREUHAND|SUISSE können sich bei Fragen rund um die Digitalisierung gerne an das Institut Treuhand 4.0 wenden. Das Team kennt durch die tägliche Arbeit in der Treuhandbranche die Herausforderungen genau und kann zusätzlich durch deren Ausbildungen im Informatikbereich optimal beide Bereiche abdecken.

Um selber das nötige Rüstzeug zu erhalten, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen aktiv und effizient voran zu treiben, empfiehlt sich der Zertifikatskurs «Digitalisierung» der STS, welche unter Mitwirkung vom Institut Treuhand 4.0 voraussichtlich wieder im Herbst 2022 geplant und durchgeführt wird.