Autor: Dorean AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0

Interview mit Boris Blaser (ehemaliger Leiter des Treuhand Institut 4.0, Vorstandsmitglied Treuhand Suisse Sektion Zürich und Inhaber von B&B Concept) zum Thema Digitalisierung im Treuhandwesen. Boris Blaser erzählt wieso die Digitalisierung gerade in der Treuhand-Branche wichtig ist, welchen Partner das Unternehmen für die digitale Transformation an der Seite hat und wie sich die Vorteile des digitalen Wandels bei B&B Concept zeigen.

Was bedeutet für Sie Digitalisierung in der Treuhand Branche?
Boris Blaser, B&B Concept: Die Digitalisierung ist einer der wichtigsten Faktoren in der zukünftigen Arbeit in den Treuhandunternehmen. Buchhaltung wird automatisiert, der Datenaustausch mit dem Mandanten verändert sich und auch die Bedürfnisse auf Kundenseite werden stetig angepasst. Aufgrund des sehr grossen Fachkräftemangels in unserer Branche müssen wir versuchen, die repetitiven Arbeiten so schnell als möglich der Software zu übergeben, anders können wir die Dienstleistung gar nicht mehr aufrechterhalten.

Welchen Mehrwert erhalten Sie durch die Digitalisierung Ihres Unternehmens in Ihrem Arbeitsalltag?
Boris Blaser, B&B Concept: Durch die Digitalisierung können wir den Fokus unserer Arbeit auf die Betreuung unserer Kunden richten und nicht auf die operativen Kleinigkeiten. Früher hatten wir viel Abstimmungsbedarf zwischen Mandatsleiter und Sachbearbeiter. Die gibt es aufgrund der digitalen Hilfen nicht und wir können bei unseren Kunden sehr schnell in der Tiefe wirken. Ebenfalls können wir so ortsungebunden arbeiten. Es gibt uns sehr viel Freiheit in der täglichen Beweglichkeit. Wir haben drei Standorte und es ist egal wo wir arbeiten, auch von zu Hause aus.

Wie hat sich die interne Kommunikation durch die Digitalisierung verändert?
Boris Blaser, B&B Concept: Die hat sich sehr unterschiedlich verändert. Wie oben genannt ist es sicher am frappantesten in der Arbeit am Kunden. Ansonsten hat sich unsere interne Kommunikation dahingehend geändert, dass sich auch aufgrund der Digitalisierung bis hinab zum Lehrling auch die Verantwortlichkeiten geändert haben. Bei uns hat jemand sehr schnell eine relativ breite Verantwortung und daher hat sich das Niveau unserer internen Kommunikation enorm verbessert. Nach den Corona-Massnahmen schauen wir aber, dass wir unser wieder mehr physisch treffen, da während dieser Zeit alle ein wenig eine Überdosis von elektronischer Kommunikation hatten. Ich denke, da entwickelt sich ein guter Mittelweg. Man kann es vergleichen mit der Zeit in den 90’er Jahren, als man anstatt miteinander zu sprechen, einander Mails im gleichen Büro zugeschickt hat um das Mittagessen zu fixen.

Und wie hat die Digitalisierung die externe Kommunikation mit Ihren Kunden verändert?
Boris Blaser, B&B Concept: Die externe Kommunikation ist klarer und zielgerichteter geworden und es gibt nun mehrere Ebenen, die nun von vielen akzeptiert wird. Kleineres macht man Online, wenn es um grössere Angelegenheiten geht, ist es physisch nach wie vor besser. Da wir alles digitalisiert haben, können wir mit unsere Mobilen Devices jederzeit auf die Kundendaten zugreifen und somit z.B. in Besprechungen gleich viel mehr Fragen beantworten als früher, da wir vielfach die Details nicht zu Hand hatten. Somit suggerieren wir gegenüber unserer Kunden auch viele mehr Kompetenz als früher. Also sicher eine Win-Win-Situation. Da wir auch den ganzen Mailverkehr mit unseren Kunden im M-Files ablegen, kann man auch bei internen Abwesenheiten viel schneller reagieren und der Kunde muss nicht mehr warten, bis sein persönlicher Berater wieder zurück ist.

Wieso haben Sie sich als Partner für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen für Dorean entschieden?
Boris Blaser, B&B Concept: Es ist im Grundsatz so, dass auf dem Schweizer Markt kein Anbieter ausschliesslich auf Treuhänder und deren Bedürfnisse ausgerichtet war. Viele Anbieter betreuen neben den Treuhändern noch viele andere Branchen und haben daher keinen wirklichen Fokus und können so die Weiterentwicklung nicht erkennen und auch nicht weiterverfolgen. Treuhänder haben ganz viele sehr spezifische Bedürfnisse, die abgedeckt werden sollen. Aus meiner Sicht ist die Dorean der einzige Anbieter, der dies auch kann.

Dorean hat die Digitalisierung von Treuhänder im Fokus. Die von Dorean empfohlenen Tools zur digitalen Transformation sind Abacus und M-Files. Wie und wieso setzen Sie diese beiden Tools bei sich im Unternehmen ein?
Boris Blaser, B&B Concept: Einerseits setzen wir auf ABACUS, weil es der grösste und weitverbreiteste ERP-Anbieter mit Innovationskraft der Schweiz ist. Andererseits können wir so das Risiko minimieren, in einer Sackgasse zu landen, was die Weiterentwicklung anbelangt. Das DMS M-Files ist mittlerweile das Herzstück unserer täglichen Arbeit geworden. Wir verwalten dort unsere Mandanten und ebenfalls unsere Arbeiten mit Workflows, so dass wir jederzeit im Unternehmen die Gewissheit haben, keine Fristen zu verpassen sowie sämtliche Arbeiten standardisiert werden können. M-Files hat noch viele weitere Vorteile, die würden aber den Umfang dieses Interviews sprengen.

Was möchten Sie anderen Treuhändern mit auf den Weg geben?
Boris Blaser, B&B Concept: Die Digitalisierung ist die einzige Chance um in den nächsten paar Jahren zu überleben. Man muss sie aber ergreifen und dann sehr zielgerichtet für interne und externe Zwecke stufenweise einführen. Und etwas darf man nie vergessen: Es müssen alle im Unternehmen auf die Reise mitgenommen werden, ansonsten entstehen schnell Paralleluniversen in ungeahntem Masse.

Dorean begleitet B&B Concept auf dem Weg zur Digitalisierung. Die Vision von Dorean: Treuhänder in der Schweiz zu digitalisieren und gemeinsam mit den Kunden die neuen Potenziale entdecken. Das Herz von Dorean ist ein fachübergreifendes und innovatives Team aus Treuhand- und Informatik Spezialisten. Durch die Treuhand Fachkompetenz im Team kennt Dorean die Herausforderungen und Möglichkeiten in der Branche bestens. B&B Concept setzt auf die von Dorean empfohlenen Tools Abacus und das DMS M-Files zur Digitalisierung im Treuhandbereich.

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