Sie stehen vor der Herausforderung eine digitale Buchhaltung einzuführen? Hier erfahren Sie, wie Sie das Projekt Schritt für Schritt erfolgreich umsetzen.

1. Prüfen Sie den Digitalisierungsgrad Ihres Rechnungswesens
   Bevor Sie sich in das Projekt stürzen, sollten Sie eine so genannte Auslegeordnung machen. Wie steht es mit dem Digitalisierungsgrad des Rechnungswesens in Ihrem Betrieb? Wo nutzen Sie bereits Automatisierungen und in welchen Bereichen gibt es Optimierungsmöglichkeiten? Nutzen Sie dazu unsere praktische Checkliste Prozessdigitalisierung.
2. Nehmen Sie Ihre internen Experten ins Projektteam «digitale Buchhaltung»
   Für die Führung des Projekts zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung brauchen Sie eine Person, die Management- und IT-Erfahrung besitzt. Ein Mitglied Ihres Finanzteams wäre ebenfalls ideal, da dieses mit sämtlichen buchhalterischen Daten vertraut ist und somit weiss, was in Zukunft benötigt wird. Beziehen Sie möglichst alle Mitarbeitenden in den Digitalisierungsprozess mit ein, die mit buchhalterischen Prozessen in Kontakt kommen. Nur so wird ein Gemeinschaftsprojekt aus der «digitalisierten Buchhaltung».
3. Informieren Sie sich über die Rechtskonformität digitaler Prozesse
   In der Schweiz müssen digitale Prozesse verschiedene gesetzliche Anforderungen erfüllen, darunter Datenschutzbestimmungen, Gesetze zur elektronischen Signatur und Vorschriften zum elektronischen Handel. Bezüglich der Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sieht das OR (Schweizerische Obligationenrecht) vor, dass Unternehmen verpflichtet sind, Buchhaltungsunterlagen zu führen, die ihre finanzielle Situation genau wiedergeben.Das OR schreibt auch vor, dass die Buchhaltungsunterlagen so aufbewahrt werden müssen, dass eine sofortige Erstellung der Jahresrechnung möglich ist, und dass sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Überdies gibt es spezifische Vorschriften für den Datenzugriff, wie das Bundesdatenschutzgesetz (DSG), das Regeln für die Erhebung, Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Das DSG verlangt von den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, dass sie geeignete technische und organisatorische Massnahmen ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.In Bezug auf Buchhaltungssoftware gibt es in der Schweiz keine spezifischen gesetzlichen Anforderungen an eine rechtskonforme Software. Es wird jedoch empfohlen, dass die Buchhaltungssoftware bestimmte Kriterien erfüllt, wie die Fähigkeit, genaue und vollständige Finanzberichte zu erstellen, und Daten sicher zu speichern. Wichtig ist auch, dass die Software regelmäßig aktualisiert und gewartet wird, um sicherzustellen, dass sie mit allen Änderungen der gesetzlichen Vorschriften konform ist.
4. Suchen Sie eine Lösung für den digitalen Belegaustausch
   Zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gehören auch jene Prozesse, die vor der Nutzung eines digitalen Buchhaltungssystems stattfinden. Konkret um die digitale Erfassung von Rechnungen und Belegen, beispielsweise von Reise- und sonstigen Spesenkosten. Die Topal App hilft Ihnen hierbei – und die vorbereitende Buchhaltung macht damit sogar Spass. Mit der kostenlosen Topal App wird Ihr Smart­phone zum mobilen Scanner. Schnell fotografiert, landen Belege und Rechnungen vom Smart­phone elegant in der Topal Finanz­buch­haltung und können dort vom Treuhänder weiterverarbeitet werden.

Die Vorteile der Topal App:

• Unkomplizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen, auch unterwegs
• Nahtlose Synchronisierung zwischen App und Topal Finanzbuchhaltung
• Intuitive Benutzerführung und einfache Bedienung
• Optimiert für Smartphones
• Direkte Übermittlung in die Topal Buchhaltung
• Kostenlos im Apple App Store (iOS) sowie Google Playstore (Android) erhältlich

Mehr Informationen zur Topal App zum digitalen Belegaustausch gibt’s hier.

5. Beachten Sie die Schnittstellen bei der Wahl Ihrer Buchhaltungslösung
   Nahtlos funktionierende Schnittstellen sind unverzichtbar, damit der Datenfluss vom einen ins nächste Tool reibungslos abläuft. Auf keinen Fall möchten Sie Daten manuell runter- und im nächsten Tool wieder hochladen. Im Gegenteil: Sie erwarten von der Digitalisierung, dass die verschiedenen Arbeitsbereiche automatisch ineinandergreifen und dies störungsfrei. Prüfen Sie deshalb vor Einführung Ihrer Buchhaltungslösung, ob die verschiedenen Systeme miteinander korrespondieren, um mit der Digitalisierung auch wirklich Zeit sparen zu können. Hier erfahren Sie mehr zu unserer Buchhaltungssoftware Topal, die offene Schnittstellen besitzt und somit die Lösung für Ihre digitale Buchhaltung sein kann.
6. Sparen Sie Zeit und Nerven durch Einrichten der digitalen Postverarbeitung
   Digitalisierung beginnt bereits bei der klassischen Postverarbeitung. Dabei werden die physisch eingetroffenen Dokumente nach dem Öffnen eingescannt. Bei der automatisierten Dokumentenklassifizierung wird jedes einzelne Dokument mit Indexwerten versehen. Der betreffende Kreditor, das Rechnungsdatum, der Betrag und die ESR-Zeile, im Fall einer Kreditorenrechnung beispielsweise, werden automatisch erfasst. Diese von selbst erledigende Klassifizierung erspart nicht nur Ihnen Zeit, sie erleichtert auch Ihren Mitarbeitenden das Leben: Durch die individuelle Zuweisung von Zugriffsrechten auf die Dokumente können die Mitarbeitenden rasch auf benötigte Dokumente zugreifen. Und dies ortsunabhängig zu jeder Tageszeit.
7. Profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Kreditoren-Verarbeitung
   Sie wünschen sich, Rechnungen automatisch verbuchen, ablegen und elektronisch archivieren zu können? Mit unserer modernen Buchhaltungssoftware ist dies möglich. Sie scannen Ihre Rechnungen nach der Kontierung ein und überlassen den Rest der Software. Diese erkennt den Kreditor und den Betrag und komplettiert die Felder der Buchungsmaske automatisch. Damit wird für Sie das Verbuchen der Rechnungen einfacher und effizienter – der Gang ins Archiv gehört definitiv der Vergangenheit an. Informationen zu getätigten Zahlungen erhalten Sie durch wenige Klicks im digitalisierten Archiv. Erfahren Sie mehr in diesem Blog.
8. Überprüfen Sie Prozesse der digitalen Buchhaltung und optimieren Sie kontinuierlich
   Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung hat stattgefunden, läuft seit einigen Monaten einwandfrei und Sie konnten durch die Automatisierungen merklich Ressourcen und Kosten sparen? Gratulation! Damit dies so bleibt, raten wir Ihnen dringend, Prozesse laufend zu prüfen und wo möglich zu optimieren.

Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Schweizer Treuhandbranche und unserem Know-how im Bereich der digitalen Technologien sind wir bestens gerüstet, um Schweizer Treuhänder und KMU bei der Umstellung auf die Digitalisierung zu begleiten. Wenn Sie noch Nachholbedarf haben, und die Einführung neuer Technologien oder Techniken in Erwägung ziehen, unterstützen wir Sie gerne Schritt bei Schritt, bei der Einführung oder Optimierung Ihres digitalen Geschäftsmodells.

intusdata – Digitale Expertise für Schweizer Treuhänder seit 1982

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