Lohnabrechnungen per E-Mail versenden – effizient oder fahrlässig?

Autoren: Feri Cilurzo / Patric von Reding – Mitglieder INSTITUT TREUHAND 4.0

Infolge der bevorstehenden Anpassung des Schweizer Datenschutzrechts nach der verabschiedeten Revision (DSG-Revision) im September 2020 werden voraussichtlich auf Ende 2021 oder auf Anfang 2022 die neuen Bestimmungen in Kraft treten.

Die neue Busse bis 250’000 Franken, welche im DSG (Art. 60 ff. DSG) verankert wird, bringt die weit verbreitete Usanz des unverschlüsselten E-MailVersands der Lohnabrechnungen in eine neue Gefahrenzone. Die Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen kann neu strafrechtlich verfolgt werden.

Zur Erinnerung: Lohnabrechnungsdaten gehören zu den schützenswerten Daten (siehe Art. 3 DSG), für die schon heute die Einwilligung jedes einzelnen Arbeitnehmers vorliegen muss. In der Praxis übernimmt der Treuhänder diese Aufgabe. Treuhänder sind der verlängerte Arm des Arbeitgebers und somit verpflichtet, ihn zu beraten, um sein Risiko zu senken und einen Gesetzes­verstoss zu verhindern.

In einer Tabelle haben wir die wesentlichen Entscheidungskriterien zusam­mengefasst, um unsere Empfehlung zu verdeutlichen. Es gibt nicht ein Kriterium, das ausreichend ist, um dies zu entscheiden, sondern es sind viele Faktoren, welche berücksichtigt werden müssen. Die Veränderung und vor allem die erwünschte gesetzliche Konformität sowie eine moderne digitale Lösung sind nie günstiger als die heutige Lösung. Das Zusammenspiel von Sicherheit und Digitalisierung zieht Kostenfolgen nach sich, dafür senkt es das Risiko und bietet eine adäquate Lösung im digitalen Zeitalter an.

Wir empfehlen eine Cloud-Lösung, zu der die Arbeitnehmenden einen individuellen Zugang haben und jederzeit ihre gewünschten Informa­tionen / Lohndaten beziehen können. Eine sehr gute Alternative wäre ein automatischer verschlüsselter Lohnabrechnungsversand direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware.

Eine Übersicht der Lösungsansätze der Umsetzungspartner des Instituts Treuhand 4.0 für den Dokumentenversand finden Sie in der folgenden Grafik.

Nehmen Sie im Verlauf des Jahres 2021 das Thema aktiv an die Hand und suchen Sie eine zukunftsfähige Lösung. Das Institut Treuhand 4.0 von TREUHAND|SUISSE unterstützt Sie gerne dabei, zusammen mit seinen Umsetzungspartnern.