Bericht

Lohnabrechnungen per E-Mail versenden – effizient oder fahrlässig?

Autoren: Feri Cilurzo / Patric von Reding – Mitglieder INSTITUT TREUHAND 4.0

Infolge der bevorstehenden Anpassung des Schweizer Datenschutzrechts nach der verabschiedeten Revision (DSG-Revision) im September 2020 werden voraussichtlich auf Ende 2021 oder auf Anfang 2022 die neuen Bestimmungen in Kraft treten.

Die neue Busse bis 250’000 Franken, welche im DSG (Art. 60 ff. DSG) verankert wird, bringt die weit verbreitete Usanz des unverschlüsselten E-MailVersands der Lohnabrechnungen in eine neue Gefahrenzone. Die Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen kann neu strafrechtlich verfolgt werden.

Zur Erinnerung: Lohnabrechnungsdaten gehören zu den schützenswerten Daten (siehe Art. 3 DSG), für die schon heute die Einwilligung jedes einzelnen Arbeitnehmers vorliegen muss. In der Praxis übernimmt der Treuhänder diese Aufgabe. Treuhänder sind der verlängerte Arm des Arbeitgebers und somit verpflichtet, ihn zu beraten, um sein Risiko zu senken und einen Gesetzes­verstoss zu verhindern.

In einer Tabelle haben wir die wesentlichen Entscheidungskriterien zusam­mengefasst, um unsere Empfehlung zu verdeutlichen. Es gibt nicht ein Kriterium, das ausreichend ist, um dies zu entscheiden, sondern es sind viele Faktoren, welche berücksichtigt werden müssen. Die Veränderung und vor allem die erwünschte gesetzliche Konformität sowie eine moderne digitale Lösung sind nie günstiger als die heutige Lösung. Das Zusammenspiel von Sicherheit und Digitalisierung zieht Kostenfolgen nach sich, dafür senkt es das Risiko und bietet eine adäquate Lösung im digitalen Zeitalter an.

Wir empfehlen eine Cloud-Lösung, zu der die Arbeitnehmenden einen individuellen Zugang haben und jederzeit ihre gewünschten Informa­tionen / Lohndaten beziehen können. Eine sehr gute Alternative wäre ein automatischer verschlüsselter Lohnabrechnungsversand direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware.

Eine Übersicht der Lösungsansätze der Umsetzungspartner des Instituts Treuhand 4.0 für den Dokumentenversand finden Sie in der folgenden Grafik.

Nehmen Sie im Verlauf des Jahres 2021 das Thema aktiv an die Hand und suchen Sie eine zukunftsfähige Lösung. Das Institut Treuhand 4.0 von TREUHAND|SUISSE unterstützt Sie gerne dabei, zusammen mit seinen Umsetzungspartnern.

 

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Fill out this field
Fill out this field
Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein.

Diese Website verwendet Cookies, um die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen und den Besuch unserer Website attraktiver zu gestalten. Wenn du auf "Ich akzeptiere" klickst oder auf unserer Website bleibst, stimmst du der Verwendung von Cookies gemäss unseren Cookie-Richtlinien sowie unserer Datenschutzerklärung zu.

Privacy Settings saved!
Datenschutzeinstellungen

Zusätzlich zu den hier konfigurierbaren Datenschutzeinstellungen hast du auch in den Einstellungen deines Browsers die Möglichkeit, Cookies zu blockieren. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies zulassen. Wenn du Cookies blockierst, kann es sein, dass gewisse Funktionen unserer Website (z.B. Sprachwahl, Warenkorb, Bestellprozesse) nicht mehr funktionieren. Weitere Informationen zur Änderung der Browser-Einstellungen findest du in unseren Cookie-Richtlinien.

Damit du diese Website einwandfrei nutzen kannst, verwenden wir die folgenden technisch notwendigen Cookies:

  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec

Wir verwenden WooCommerce als Lösung für unseren Online Shop. Damit wir dir ein einwandfreies Shoperlebnis anbieten können, sind folgende Cookies zwingend erforderlich und können deshalb nicht deaktiviert werden.
  • woocommerce_cart_hash
  • woocommerce_items_in_cart

Alle Cookies ablehnen
Alle Cookies akzeptieren