Beitrag von Soreco AG
In der dynamischen Treuhandbranche stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Kleinkunden effizient zu betreuen. Sie übernehmen nicht nur die komplette Buchhaltung, sondern auch die dazugehörigen Spesenabrechnungen — ein Prozess, der bei manueller Bearbeitung sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Die Digitalisierung bietet hier ein enormes Optimierungspotenzial.
Treuhänder als auch deren Kunden profitieren von digitalen, automatisierten Lösungen, die Abläufe beschleunigen, Transparenz schaffen und den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Durch moderne Technologien können Fehler im Spesenmanagement minimiert, Abläufe gestrafft und wertvolle Ressourcen effizienter genutzt werden.
Herausforderungen im traditionellen Spesenmanagement
Viele kleinere Unternehmen übermitteln ihre Spesen noch manuell an ihren Treuhänder — entweder als Papierbelege oder Scans per E-Mail. Die Daten werden dann händisch in Excel oder eine Buchhaltungssoftware übertragen, oft mit fehleranfälliger Berechnung der Mehrwertsteuer. Anschliessend erfolgt der manuelle Abgleich mit Kontoauszügen, bevor genehmigte Spesen per Banküberweisung erstattet werden. Dieser Prozess kostet viel Zeit und birgt unliebsame Fehlerquellen.
Hier kommt die Spesenlösung Soreco.Xpenses ins Spiel: Die digitale Lösung reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 70 % und eliminiert fehleranfällige Zwischenschritte. Gleichzeitig profitieren Treuhänder von einer besseren Übersicht und einer effizienteren Kundenbetreuung.
Soreco.Xpenses — Die KI-gestützte Lösung für das Spesenmanagement
Xpenses ist eine innovative, KI-gestützte und cloudbasierte Lösung, die sich für alle Branchen eignet. So funktioniert’s:
- Kleinkunden als Mandanten verwalten:
Treuhänder wählen zwischen dem «Professional»- und dem «Entreprise»-Paket. In einem halbstündigen Online-Meeting richtet unser Produktspezialist gemeinsam mit dem Treuhandunternehmen die Mandantenstruktur ein. Nun kann das Treuhandbüro die einzelnen Mandanten und deren Spesenreglement selbst erfassen und festlegen. So entsteht von Beginn an eine klar strukturierte und effiziente Verwaltung der Spesenbelege.
- Belegerfassung: Mit der benutzerfreundlichen App (verfügbar für iOS & Android) oder der Webapplikation kann der Kunde seine Spesenbelege ganz einfach mit dem Smartphone oder Laptop erfassen. Mit KI-Unterstützung werden die Belege ausgelesen. Xpenses erkennt die Mehrwertsteuer (auch Mehrwertsteuersplits) und weist diese korrekt aus. Dadurch wird die Fehleranfälligkeit weiter minimiert und der Abgleich mit der Buchhaltung erheblich erleichtert. Im nächsten Schritt durchläuft der Beleg den definierten Freigabeprozess. Nach erfolgter Genehmigung werden die Belege revisionssicher im Cloud-Archiv gespeichert. Der Treuhänder hat jederzeit Zugriff auf die Dokumente. Das physische Einreichen der Belege entfällt somit — ein klarer Zeit- und Komfort-Gewinn.
- Effiziente Datenintegration: Anstatt jeden Beleg manuell in die Buchhaltung zu übertragen, werden alle erfassten Daten je Mandant zentral gesammelt. Per CSV-Export lassen sie sich einfach in die Lohn- und Finanzbuchhaltung importieren — eine zeitsparende und fehlerfreie Alternative.
Maximale Datensicherheit und Compliance
Mit modernsten Sicherheitsfunktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, individuellen Zugriffskontrollen und revisionssicherer Protokollierung gewährleistet Xpenses höchste Sicherheitsstandards. Die Cloud-Speicherung in der Schweiz sorgt für volle Transparenz und Kontrolle. Zudem ermöglicht das System eine automatisierte Archivierung der Spesenbelege, wodurch Unternehmen jederzeit revisionssichere Nachweise bereitstellen können.
Ihr Wettbewerbsvorteil: Effizienz und Kundenzufriedenheit
Mit Xpenses können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, während repetitive Verwaltungsaufgaben automatisiert ablaufen.
Das Ergebnis: Ein effizienter Spesenprozess, reduzierte Fehlerquoten und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit und -bindung. Gleichzeitig können Treuhänder ihren Kunden einen noch besseren Service bieten, indem sie Prozesse optimieren und proaktiv Mehrwert schaffen.
Fazit: Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten
Unternehmen sparen Zeit und erhöhen die Transparenz, während Treuhandunternehmen von einem reduzierten Erfassungsaufwand und einer reibungslosen Integration in die Finanzbuchhaltung profitieren. Durch die Automatisierung lassen sich Fehler vermeiden und die Effizienz der Spesenabwicklung erheblich steigern.
Jetzt unverbindlich testen
Testen Sie Xpenses 30 Tage kostenlos und erleben Sie, wie unsere Lösung den Spesenmanagement-Prozess vereinfacht. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter www.soreco/spesenmanagement/ .
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin www.sales@soreco.ch — gerne zeigen wir Ihnen die Funktionen von Xpenses live. Wir freuen uns auf Sie!
Soreco – Ihr verlässlicher Partner
Seit 37 Jahren ist Soreco ein zuverlässiger Software-Partner auf dem Schweizer Markt. Als Umsetzungspartner des Instituts Treuhand 4.0 kennen wir die spezifischen Anforderungen von Treuhandunternehmen genau. Unsere Lösungen sind praxisnah entwickelt und optimal auf die Bedürfnisse der Branche abgestimmt.
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