Un article de Synergix S.A.
Il y a une décennie, notre modèle d’affaires en tant que fiduciaire était basé sur la sous-traitance complète de la comptabilité nous plaçant dans une position particulière : nous étions perçus comme un “trou noir” où les clients envoyaient leurs informations sans jamais vraiment voir de retour tangible. Cette situation nous a poussés à innover et à repenser notre approche de la gestion comptable.
Nous avons créé IODD avec un objectif clair : transformer la dynamique entre les fiduciaires et leurs clients. Notre plateforme n’est pas juste un outil de gestion ; c’est un espace de collaboration qui enrichit les échanges, rendant le processus non seulement transparent mais également bénéfique pour toutes les parties impliquées. Il est important de noter que IODD ne remplace pas les systèmes comptables existants tels que Microsoft Business Central ou GIT. Au contraire, IODD vient en complément de ces systèmes, s’y connectant de manière à faciliter la collaboration et à améliorer l’intégration des processus comptables. Cette connexion permet non seulement une meilleure gestion mais aussi une intégration automatique des données dans le système comptable, simplifiant la saisie et la réconciliation des transactions de manière significative. Cette fonctionnalité assure que les informations sont toujours actualisées et précises, renforçant ainsi la confiance et l’efficacité dans la gestion comptable quotidienne.
Le Défi de la Collaboration et de la Gestion
Historiquement, la collaboration entre fiduciaires et clients a souvent été entravée par un manque de transparence et des échanges d’informations inefficaces. Les clients envoyaient leurs données sans recevoir de feedback clair ou de visibilité sur les progrès réalisés. De notre côté, la gestion de multiples tâches pour différents clients rendait le suivi complexe et sujet à des erreurs.
Gérer efficacement les activités comptables pour plusieurs clients était un casse-tête logistique, chaque collaborateur utilisant sa propre méthode pour suivre les échéances, souvent sous forme de feuilles de calcul dispersées ou de logiciels non intégrés. Ce mode opératoire fragmenté augmentait le risque d’erreurs, de retards et de non-conformité, notamment dans les domaines critiques tels que les déclarations fiscales et la gestion de la paie.
IODD a été conçu spécifiquement pour répondre à ces défis, en intégrant toutes les fonctions nécessaires dans une seule plateforme cohérente et facile à utiliser.
Centralisation et Clarté : Avec IODD, toutes les informations et tâches sont centralisées. Chaque client et chaque employé a un profil dédié où toutes les tâches pertinentes, les documents et les échéances sont clairement affichés. Cette centralisation facilite non seulement la gestion quotidienne mais assure aussi que rien n’est oublié ou négligé.
Imaginons la création d’une tâche pour la préparation des déclarations de TVA. À partir du tableau de bord principal, l’utilisateur sélectionne le client concerné, crée une nouvelle tâche, y attache les documents nécessaires et définit les échéances. Les responsabilités sont attribuées clairement, et les participants nécessaires sont ajoutés à la tâche. Tout ce processus est tracé, avec un historique complet accessible pour audit.
Gestion des Factures et Transactions
La gestion des factures fournisseurs et des transactions bancaires est souvent chronophage et sujette à erreurs, représentant jusqu’à 90% du travail de base en comptabilité. IODD aborde ce défi en maximisant l’efficacité et en réduisant le temps consacré à ces tâches essentielles.
Facilitation des Factures : IODD offre une interface intuitive où les factures peuvent être téléchargées et vérifiées pour éviter les doublons avant d’être soumises pour approbation. Le système d’approbation intégré permet un suivi en temps réel, accélérant les processus et réduisant les délais de traitement. Cette gestion efficace évite les retards qui peuvent affecter négativement la trésorerie et la réputation financière de l’entreprise.
Optimisation des Transactions Bancaires : IODD simplifie également la gestion des transactions bancaires en automatisant la récupération des données via le protocole EBICS. Il associe automatiquement les transactions aux factures ouvertes, permettant une réconciliation rapide et précise. Cette automatisation diminue le besoin de saisie manuelle, réduit les risques d’erreurs et améliore la transparence financière.
Ces fonctionnalités intégrées dans IODD libèrent les fiduciaires et leurs clients des contraintes du travail administratif traditionnel, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Le Gestionnaire d’Absences
La toute dernière innovation d’IODD est le Gestionnaire d’Absences, qui simplifie la gestion des demandes et approbations d’absences. Ce système calcule les soldes de vacances, adapte les politiques selon les régions et offre une vue d’ensemble claire pour les managers.
En tant que partenaire salaire et RH, nombreux sont nos clients qui nous ont demandé si nous pouvions leur fournir un système de gestion des absences simple et efficace. IODD répond à cette demande avec une fonctionnalité robuste qui permet non seulement de gérer les absences mais aussi d’accommoder des arrangements complexes tels que le travail à temps partiel.
Avec IODD, il est possible de gérer plusieurs bureaux dans différentes régions, ce qui permet aux entreprises ayant des employés dans plusieurs endroits de maintenir une cohérence dans la gestion des absences. Chaque bureau peut avoir des politiques de vacances distinctes, adaptées aux lois locales. De plus, IODD intègre automatiquement les jours fériés officiels pour chaque région, assurant ainsi que tous les calculs de soldes de vacances sont précis et conformes à la législation locale.
Nous avons également développé un tableau de bord dédié qui offre aux managers une vue globale de toutes les absences et soldes de vacances au sein de l’entreprise. Ce dashboard est conçu pour fournir un accès rapide aux informations clés, permettant ainsi aux responsables de prendre des décisions éclairées concernant la planification des ressources et la gestion des équipes. Cette visibilité accrue aide à prévenir les conflits d’emploi du temps et à assurer une répartition équilibrée du travail.
Conclusion : Un Impact Transformateur
IODD a radicalement transformé notre manière de travailler. Les fiduciaires qui adoptent notre plateforme bénéficient d’une amélioration substantielle de l’efficacité et de la transparence, essentielles pour renforcer la confiance et la collaboration avec les clients. Grâce à IODD, le client a accès en tout temps à ses indicateurs clés tels que la trésorerie en banque, les factures à payer ou à encaisser, les comptes de pertes et profits, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cette accessibilité continue assure une transparence totale et permet aux clients de rester pleinement informés de leur situation financière en temps réel.
Le suivi des tâches sur les différents mandats a également été grandement amélioré. La centralisation des informations et la standardisation des processus sur IODD ont permis une gestion plus efficace et une réduction significative des risques d’erreurs ou d’oublis. Les fiduciaires peuvent désormais suivre les progrès en temps réel, assurant que toutes les échéances sont respectées et que chaque mandat est géré avec la plus grande précision.
En outre, IODD optimise la gestion comptable en permettant une intégration fluide des informations directement dans le système comptable. Cette intégration réduit considérablement le temps nécessaire pour les saisies manuelles et augmente l’exactitude des données financières. La plateforme automatise plusieurs processus clés, comme la saisie des transactions et la réconciliation des comptes, ce qui libère du temps pour que les fiduciaires puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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