Autor: Topal Solutions AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0

Was haben auch Sie ständig dabei? Wirklich immer? Richtig, Ihr Smartphone. Und was machen Sie schon alles damit: Sie texten, fotografieren, lesen, spielen, telefonieren – wäre es nicht praktisch, wenn Sie oder Ihre Mandanten damit auch gleich Ihre Belege verarbeiten könnten? Wenn die Mandantenrechnung mit einem Klick ganz elegant in Ihrer Finanzbuchhaltung landen würde? Das geht tatsächlich mit der neuen Topal App! Diese Funktion vereinfacht den Alltag ungemein.

Stellen Sie sich vor: Ihr Mandant sitzt im Restaurant, hat eben mit einem wichtigen Kunden gespeist und auch die Rechnung bereits beglichen. Der Beleg muss bei den Spesen aufgeführt werden, sonst bleibt dieser auf den Kosten für das Mittagessen sitzen. Doch schnell ist es passiert – die Quittung geht verloren. Wo war dieser nochmal? Im Portemonnaie bei den privaten Kassenzetteln? Oder in der Aktentasche, die voll von anderen Papieren ist? Oder doch in der Hosentasche?

Belege fotografieren statt sammeln

Es geht effizienter und auch eleganter: Mit der kostenlosen Topal App haben Sie und Ihr Mandant die Lösung immer in Griffweite. Sie aktivieren auf dem Smartphone die App, fotografieren den Beleg ab und dieser wird automatisch in die Inbox der Topal Finanzbuchhaltung transferiert. Schon erledigt! Die Quittung geht weder verloren, noch vergessen, sie ist am richtigen Ort digital hinterlegt und kann dort von den Treuhändern verarbeitet werden.

Oder was macht Ihr Mandant mit den per Post erhaltenen Rechnungen? Werden diese in die Kiste mit den Unterlagen für den Treuhänder gelegt, die dann einmal im Monat per Post versendet werden? Oder werden diese eingescannt und per Mail geschickt? Oder noch ganz Oldschool: per Fax? Auch hier kommt die innovative Topal App zu Hilfe: Sie fotografieren die Rechnung inkl. Einzahlungsschein mit dem Smartphone ab und schon landet diese in der Topal Finanzbuchhaltung, wo sie gleich weiterverarbeitet und korrekt verbucht werden kann. Ohne separaten Scanner oder Faxgerät – und schon gar nicht analog per Post.

Den Scanner immer dabei

Mit der kostenlosen Topal App wird das Smartphone zum mobilen Scanner, der stets griffbereit ist. So können Sie oder Ihre Mandanten auch unterwegs Rechnung und Belege abfotografieren, diese unkompliziert digitalisieren und direkt in die Topal Buchhaltungssoftware senden. Dort stehen die digitalen Zwillinge zur weiteren Verarbeitung bereit – ohne Zeitverzögerung.

Der Einsatz der App ist ideal für Treuhand-Endkunden wie zum Beispiel Kleinunternehmer, Aussendienstmitarbeitende und Manager, die Zeit sparen und Übersicht gewinnen möchten. Sie können mit dem Smartphone sowohl Rechnungen mit Einzahlungsschein als auch Hauptbuchbelege (z. B. einen Kassenzettel) fotografieren und digital in der Buchhaltung ablegen.

Angeregt wurde die Entwicklung der Topal App durch Treuhänder für ihre Endkunden, um diesen das Leben im Alltag zu erleichtern. Für die Anmeldung benötigt das Unternehmen lediglich einen Topal WebSolution Account.

Die Topal App hat viele Vorteile:

• Unkomplizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen, auch von unterwegs
• Nahtlose Synchronisierung zwischen App und Topal Finanzbuchhaltung
• Intuitive Benutzerführung und einfache Bedienung
• Optimiert für Smartphones
• Direkte Übermittlung in die Topal Buchhaltung
• Kostenlos im App Store (IOS und Android) sowie Google Playstore erhältlich

Aus den gescannten Belegen und Rechnungen kann in der Topal Finanzbuchhaltung übrigens direkt eine Transaktion erstellt werden. Dies macht den Prozess auch dort einfacher, damit effizienter und kostengünstiger.

Verlorene Belege, analoge Zettelwirtschaft und vergessene Rechnungen gehören mit der Topal App definitiv der Vergangenheit an. Und dazu kommt: Die Belege liegen so bereits in digitalisierter Form in der Buchhaltung vor und müssen dort nicht mehr separat eingescannt werden. Dies spart einen weiteren Arbeitsschritt und damit Zeit und Geld.

Und für Ihr Unternehmen ist das ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft.

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