Autor: Abacus Research AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0
Die Kommunikation zwischen Treuhandkundschaft und Treuhandunternehmen sollte sich nicht auf das Einreichen von Belegen beschränken. Ein intelligentes Ablagesystem mit automatischer Erkennung kann dafür sorgen, dass mehr Zeit für anderes als Routinearbeiten bleibt.
Eine wichtige, aber zuweilen anstrengende Aufgabe eines Treuhandunternehmens ist die korrekte Kontrolle, Ablage und Verbuchung der Belege, die die Treuhandkundschaft traditionell auf allen möglichen Wegen einreicht, bis hin zur fast schon sprichwörtlichen Schuhschachtel voller Papier. Aber auch der Umgang mit elektronischen Dokumenten setzt eine standardisierte Vorgehensweise und eine wohlstrukturierte Ablage voraus, damit die erwarteten Effizienzgewinne tatsächlich Realität werden.
Mit diesem Gedanken im Hintergrund hat sich DeepCloud, ein Tochterunternehmen von Abacus Research AG, an die Entwicklung von DeepBox gemacht: Ein intelligentes Ablagesystem, das Dokumente wie Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie jegliche Belege für die Finanzbuchhaltung samt den enthaltenen Informationen automatisch erkennt, strukturiert ablegt. Für eine ebenso automatische Verbuchung, kommuniziert DeepBox mit Umsystemen wie Abacus ERP oder 21.AbaNinja. Möchte ein Mandant auch das Zahlungsmanagement dem Treuhandunternehmen übergeben, so kann dieses die DeepBox-Belege über das Abacus Electronic Banking mit der Banktransaktion verknüpfen und in der Finanzbuchhaltung verbuchen.
DeepBox ermöglicht so die unkomplizierte digitale Vernetzung zwischen Treuhandkundschaft und Treuhandunternehmen: Mandanten reichen ihre Belege ganz einfach über die DeepBox-Clientanwendung, die DeepBox-App mit Scanfunktion oder via Web-Browser ein. Dies selbstverständlich auf sichere Art mit End-to-End-Verschlüsselung und gesetzeskonformer Datenhaltung in der Schweiz. DeepBox analysiert die Dokumente mithilfe von künstlicher Intelligenz, erkennt alle relevanten Angaben wie Art des Belegs, Rechnungsdatum, Adressen und einzelne Posten und kann zum Beispiel aus einem PDF mit mehreren Rechnungen die einzelnen Belege sauber trennen – alles voll automatisiert und mit hoher Genauigkeit, versteht sich.
Das weitere Vorgehen lässt sich flexibel nach den Bedürfnissen des Treuhandkundschaft gestalten. So kann das Treuhandunternehmen die Belege kontieren und der Treuhandkundschaft im gewünschten Intervall eine Offene-Posten-Liste oder einen umfangreichen Kontoauszug samt eingebetteten Belegen zukommen lassen. Und das nicht etwa umständlich per E-Mail, sondern direkt, schnell und sicher über die individuell für jeden Mandanten eingerichtete DeepBox.
DeepBox: Der Mehrwert
- Effizienzgewinn durch automatisierte Belegverarbeitung
- Unsicherer Kommunikationskanal E-Mail wird überflüssig
- Dokumentenaustausch zwischen Treuhandunternehmen, Treuhandkundschaften, Bankberater etc.
- Austausch in Echtzeit: Mehr Nähe zum Kunden, immer auf aktuellem Stand
- Optional Erweiterung mit DeepSign für rechtskonformes Signieren
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