Bericht

Die Jahresrechnung oder die Steuererklärung als Mail-Anhang versenden? Es gibt bessere und sichere Lösungen.

Autor: BAYO Solutions AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0

Die letzte Abschlussbuchung ist gemacht, die Bilanz abgestimmt. Nun soll der Kunde die Jahresrechnung der «Muster AG» im Entwurf erhalten, damit die Abschlussbesprechung stattfinden kann. Was gibt es Einfacheres als das PDF als Mailanhang dem Kunden zu senden. Aber ist dies auch sicher? Sind E-Mails verschlüsselt? Die Antwort ist, wie so oft, leider nicht eindeutig.

Klar, die meisten E-Mail-Systeme setzen heute verschlüsselte Übermittlungsverfahren ein. Der erste Schritt, also die Übermittlung vom Mail-Programm zum Mailserver, kann der Benutzer sogar selbst in den Einstellungen in seinem E-Mail-Programm überprüfen. Aber schon dann wird es kniffliger. Erfolgt nun auch die weitere Übermittlung an den Mail-Server des Empfängers verschlüsselt? Und hat auch der Kunde die Kommunikation zwischen seinem Mail-Server und seinem Mail-Programm für den Empfang vom e-Mails verschlüsselt? Da dies nicht abschliessend für jeden Fall geprüft werden kann, muss bei einem E-Mail davon ausgegangen werden, dass es wie eine Postkarte lesbar ist.

Aber wer interessiert sich schon für die Abschreibungstabellen oder die Dividenden des grösstenteils regionalen KMU-Kundenstamms, mag sich der eine oder andere fragen. Trotzdem will ein Treuhänder keinesfalls ein Daten-Leck verursachen oder für irgendwelche Cyber-Kriminelle erpressbar werden. Ganz zu schweigen von Verstössen gegen das Datenschutzgesetz, wenn z.B. Lohnabrechnungen oder Unfallmeldungen in die falschen Hände geraten.

Eine komplizierte Verschlüsselung der E-Mails ist aber auch nicht die Lösung, weil den Treuhandkunden da sehr viel abverlangt wird und dies darüber hinaus auch für die Sachbearbeiter und Mandatsleiter einiges mühsamer in der Handhabung ist.

Bei BAYO kennen wir diese Problematik und ermöglichen dem Treuhänder, dem Kunden direkt im Dokumentenmanagement-System einzelne Dokumente mit nur einem Klick freizugeben, in unserem Fall z.B. die erwähnte Jahresrechnung. Damit erhält der Kunde zwar auch eine E-Mail, jedoch automatisiert vom System und ohne Anhang. Die «Muster AG» sieht so, dass die Jahresrechnung im Kundenportal aufgeschaltet ist und kann das Dokumente verschlüsselt und passwortgeschützt runterladen.

Damit haben Sie als Treuhänder die Übermittlung des Dokuments bis zum System des Kunden bestens geschützt. Im online Kundenportal, welches natürlich in Ihrem Design und Ihrem Logo daherkommt, sieht der Kunde auch gleich alle anderen Dokumente, welche Sie als Treuhänder ihm freigegeben haben. Das Onlineportal ist in der Grundversion von BAYO ohne Zusatzkosten mit dabei.

Kunde und Treuhänder arbeiten so effizient und sicher Hand in Hand zusammen und mit den gleichen Dokumenten. Das komplizierte Hin und Her von Anhängen per Mails, das Verwalten von anderen Online-Speichern oder das Versenden von USB-Sticks mit der Post entfällt somit.

Für weitere Informationen schauen Sie ins Umsetzungspartner-Verzeichnis oder Fragen Sie direkt uns oder unseren Umsetzungspartner an.

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