Autor: Die Schweizerische Post AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0
Treuhänder und Treuhänderinnen arbeiten mit sensiblen und vertraulichen Informationen ihrer Kundinnen und Kunden, wie finanziellen Daten, Steuerunterlagen und rechtlichen Dokumenten, und tauschen diese Informationen häufig auf elektronischem Weg aus. Secure-E-Mail-Dienste helfen sicherzustellen, dass beim Versenden von E-Mails diese Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Im Interview dazu: Marin Bogdan, Cybersecurity-Experte der Schweizerischen Post, die mit dem sicheren elektronischen Versand via IncaMail die Digitalisierung auch im Treuhandwesen vorantreibt.
Warum ist der Schutz von Daten in E-Mails für Treuhänderinnen und Treuhänder besonders wichtig?
Treuhänderinnen und Treuhänder verarbeiten hochsensible Informationen ihrer Kundinnen und Kunden, darunter Finanzdaten, Steuerunterlagen, Verträge und andere vertrauliche Dokumente. Ein unbefugter Zugriff auf diese Informationen kann nicht nur die Privatsphäre der Kundinnen und Kunden gefährden, sondern auch finanzielle Verluste, Imageschäden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreiben klar vor, dass diese sensiblen Informationen angemessen geschützt werden müssen – auch beim elektronischen Versand. Insbesondere das neue DSG sieht hohe Strafen nicht nur für Unternehmen, sondern auch für deren Mitarbeitende vor, wenn diese beim Bearbeiten oder Versenden sensibler Daten gesetzliche Datenschutzmassnahmen nicht genügend beachten. Für Laien ist es manchmal nicht ganz einfach zu entscheiden, welche Massnahmen den gesetzlichen Anforderungen genügen. Deshalb ist es für Treuhänderinnen und Treuhänder absolut sinnvoll, kein rechtliches Risiko einzugehen und alle E-Mails, die personenbezogene, sensible oder vertrauliche Daten enthalten, mit anerkannten und bewährten Tools zu schützen.
Ist das Verschlüsseln von E-Mails nicht aufwändig und kompliziert?
Der Mythos, dass das Verschlüsseln kompliziert sei, hält sich hartnäckig. Er findet seinen Ursprung in den 1990er-Jahren. Die damals standardisierten Verschlüsselungsverfahren waren zwar sicher, aber nicht wirklich benutzerfreundlich und einfach zu handhaben. Deshalb setzten sie sich im typischen Mailverkehr zwischen Menschen nicht durch. Heute verfügt die Schweizerische Post mit der patentierten SAFE-Technologie von IncaMail über ein Verfahren, das das Ver- und Entschlüsseln praktisch auf einen Mausklick reduziert. Durch die nahtlose Integration in bestehende E-Mail-Clients (z. B. Microsoft Outlook) wird der sichere E-Mail-Versand problemlos in tägliche Arbeitsabläufe eingebunden. Dadurch ist die Bedienung auch für Personen ohne IT-Kenntnisse sehr einfach. Die Lösung wird mittlerweile von 2,1 Millionen Nutzerinnen und Nutzern erfolgreich eingesetzt.
Und was ist zum Beispiel mit E-Mail-Anhängen wie Buchhaltungsunterlagen oder Steuererklärung?
Mit IncaMail können Anhänge bis zu einer Grösse von einem Gigabyte verschickt werden. Beim Versand von Anhängen via IncaMail garantiert die Plattform nicht nur eine sichere Übertragung, sondern auch die Integrität der Dateien. IncaMail verschlüsselt den Versand und generiert Hashwerte für die übermittelten Dokumente. Die Dateien sind während der Übertragung zu jedem Zeitpunkt geschützt. Der Hashwert garantiert, dass die Daten sicher und unverändert beim Empfänger ankommen, was gerade in sensiblen Bereichen wie dem Treuhandwesen von grosser Bedeutung ist.
Knackpunkt: Können auch Einschreiben sicher elektronisch verschickt werden?
Natürlich. Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) sieht für Gerichtsverfahren sogar eine elektronische Übermittlung vor. Da IncaMail eine der vom EJPD offiziell anerkannten Zustellplattformen ist, kann das elektronische Einschreiben von IncaMail für die elektronische Übermittlung in Zivil- und Strafprozessen, in Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren und in Verwaltungsverfahren verwendet werden.
Mit nur einem Klick können elektronische Einschreiben verschickt werden. Der Empfänger muss die erhaltene Nachricht innerhalb von sieben Tagen öffnen, kann die Annahme aber auch verweigern. Wie beim physischen Einschreiben werden Versand und Erhalt von IncaMail-Einschreiben mittels signierter Quittungen nachgewiesen, aber nur beim digitalen Einschreiben kann auch nachgewiesen werden, welche Dokumente genau übermittelt wurden.
Was raten Sie als Experte: Worauf sollte man bei der Evaluierung eines Secure-E-Mail-Dienstes unbedingt achten?
Hier zählen aus meiner Sicht zwei Aspekte: die Sicherheit und die Einfachheit der Bedienung.
Der Anbieter des Secure-E-Mail-Dienstes muss vertrauenswürdig und anerkannt sein, am besten auch vom EJPD als offizielle Zustellplattform. Dann dürfen elektronische Einschreiben auch bei behördlichen Verfahren eingesetzt werden. Für juristisch relevante Dokumente wie Verträge müssen digitale, vertrauenswürdig signierte Quittungen verfügbar sein, die den Versand, die Authentizität und die Integrität der Dokumente digital überprüfbar nachweisen. Das System muss ermöglichen, die versendeten Nachrichten zu verfolgen und zu intervenieren, falls ein Problem mit einer ungültigen Empfängeradresse auftritt.
Und zur Bedienbarkeit: Der Versand muss direkt aus Outlook mit nur wenigen Schritten erfolgen können. Auch digital unerfahrene Empfängerinnen und Empfänger sollten geschützte E-Mails problemlos erhalten und öffnen können. Ausserdem müssen auch grosse Dateien wie gescannte Akten mit mehreren Hundert Megabytes sicher und einfach zu versenden sein.
Ihre Vorteile mit IncaMail im Überblick
- Rechtssicherheit: Dank der Anerkennung digitaler eGov-Einschreiben von IncaMail durch das EJPD weiss der Absender, dass er alle für den Schutz der Kundendaten in E-Mails erforderlichen Massnahmen getroffen hat.
- Sicherheit und Vertraulichkeit: IncaMail gewährleistet den sicheren Versand von vertraulichen Informationen wie Finanzdaten, Steuerunterlagen und juristischen Dokumenten.
- Vertrauen: Empfänger geschützter IncaMail-Nachrichten erkennen, dass der Absender den Schutz ihrer Daten und Dokumente ernst nimmt.
- Übermittlungsbestätigung: IncaMail ermöglicht es den Absendern, Übermittlungsbestätigungen zu erhalten. So können sie sicher sein, dass ihre Nachrichten erfolgreich zugestellt wurden.
- Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: IncaMail hilft bei der Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen und gesetzlicher Anforderungen.
- Einfache Integration: IncaMail lässt sich nahtlos in gängige E-Mail-Programme integrieren, ohne dass komplexe IT-Implementierungen erforderlich sind.
- Zeit- und ortsunabhängig: Der Rund-um-die-Uhr-Versand ermöglicht zeitliche Flexibilität und die Einhaltung von Fristen, insbesondere bei Einschreiben. Der Weg zur Post für den sicheren Versand entfällt, wodurch Personalressourcen effizienter genutzt werden können.
- Mehr Zeit für das Kerngeschäft: Da der Aufwand für den physischen Versand entfällt, bleibt mehr Zeit, um Treuhandfälle zu bearbeiten.
- Finanzielle Einsparungen: Reduzierte Kosten für Druck, Papier und Couverts führen zu finanziellen Einsparungen für das Treuhandbüro. Hinzu kommt die Einsparung von Arbeitszeit: Der Schutz von sensiblen E-Mails mit nur einem Klick auf einen IncaMail-Button kommt viel günstiger als die Überarbeitung von Nachrichten und Dokumenten, um persönliche Informationen zu entfernen.
- Umweltschutz: Der elektronische Versand trägt zum Umweltschutz bei, da er den Bedarf an gedruckten Dokumenten und physischem Versand reduziert.
Mit IncaMail profitieren Sie von Kosteneinsparungen, das ist klar. Doch wie hoch sind diese wirklich? Hier finden Sie drei konkrete Beispiele, wie IncaMail zur Kostenoptimierung beitragen kann.
Möchten Sie mehr über IncaMail erfahren? Besuchen Sie www.post.ch/incamail oder senden Sie eine Kontaktanfrage.
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