Autor: intusdata ag – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0
Zeit ist eines unserer wertvollsten Güter und wir alle kennen das Gefühl, dass sie uns durch die Finger rinnt… Aber was wäre, wenn es einen Weg gäbe, diese wertvolle Zeit zurückzugewinnen? Was wäre, wenn wir die Möglichkeit hätten, uns von lästigen und zeitraubenden Aufgaben zu befreien? Genau darum geht es in diesem Blog „Time is Money“: Wie man Zeit gewinnt, um mehr Freiheit zu haben. Entdecken Sie mit uns die Optimierung der Zeit und nutzen Sie die Freiheit, die sie uns bietet.
Zeitmanagement – die Herausforderung für Treuhänder
Zeit ist ein grundlegender Begriff für alle Dienstleistungsunternehmen, die ihre Leistungen nach Stundensätzen oder Pauschalen abrechnen. Zeit sparen heisst Geld sparen. Das Ziel ist also, die erwartete Arbeit mit weniger Zeitaufwand zu erbringen. Die zusätzliche Zeit wird dann zu zusätzlich berechenbarer Zeit. Aber: Interne Stunden sind nicht fakturierbar, und werden als unproduktive Stunden bezeichnet.
Alle Treuhänder haben beispielsweise mindestens eine unproduktive Tätigkeit, wo die Arbeitszeit nicht weiterverrechnet werden kann, nämlich ihre eigene Buchhaltung. Einfach ausgedrückt: Die Zeit, die für die eigene Buchhaltung aufgewendet wird, ist entgangener Gewinn. Alle Treuhänder haben also mindestens einen triftigen Grund, sich mit Werkzeugen auszustatten, die wertvolle Zeit einsparen.
Der Schlüssel dazu ist, die Aufgaben so schnell und so früh wie möglich zu erledigen.
Die Lösung der elektronischen Dokumentenverwaltung (DMS)
Alle Dokumente zusammenzutragen ist für jeden Treuhänder eine wahre Herausforderung. Es stellt ein echtes Problem dar, alle Buchhaltungsunterlagen zu zentralisieren und schnell zu bearbeiten: Rechnungen, Bankauszüge, Quittungen … Die Verwaltung der Dokumente muss daher auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dieser Herausforderung hat sich Kendox InfoShare mit seiner Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement gestellt. DMS-Software ist die Lösung, um Zeit zu sparen.
DMS-Software ist auch ein Werkzeug für die Verwaltung von Workflows, die Dokumente gelangen direkt an die richtige Person im Treuhänder, es ist das richtige Werkzeug, um nicht auf Dokumente warten oder ihnen hinterherlaufen zu müssen. Im Idealfall sollten alle Lieferantenrechnungen sofort nach Erhalt an den Treuhänder weitergeleitet und mit einem Höchstmass an Automatisierung bearbeitet werden. Das DMS ist die ideale Brücke zwischen dem Treuhänder und seinem Mandanten, um gescannte Papierrechnungen und QR-Rechnungen schnell zu verarbeiten.
Beschleunigte Rechnungsverarbeitung mit Topal Finanzbuchhaltung
Die Verarbeitung von QR-Rechnungen durch Topal Finanzbuchhaltung (mit dem Modul Topal Scan) ermöglicht eine Beschleunigung des Prozesses. Denn Topal ist in der Lage, die Daten des QR-Codes der QR-Rechnung zu lesen, um den Lieferanten und den Betrag zu identifizieren. Die Software kann dann die Aufwandbuchung vorschlagen, da sie das Konto kennt, das standardmässig für diesen Lieferanten verwendet wird. Die Eingabe wird auf ein Minimum reduziert, um ein Maximum an Gründlichkeit und Zeitersparnis zu erreichen.
Letztendlich sollte sich jeder Treuhänder mit einer DMS-Lösung ausstatten, in erster Linie für seine eigene Verwaltung. Die Einführung der richtigen Werkzeuge und Verfahren ermöglicht es, alle Informationen und Dokumente bestmöglich und schnell zu verwalten. Durch die raschere Bearbeitung von Aufträgen ist es möglich, Aktivitäten frühzeitig in Rechnung zu stellen und mehr Leistungen zu erbringen.
Rechnen Sie nach, wenn Sie die Abschlüsse im Januar statt im März fertigstellen. Das ist viel Zeit, die man gewinnen kann, um zusätzliche Mandate zu übernehmen und mehr Leistungen mit hohem Mehrwert zu erbringen. Man spart Zeit bei der Handhabung von Dokumenten, und kann somit Leistungen generieren, die einen echten Mehrwert für den Endkunden haben.
Die globalen Vorteile eines DMS und Topal Finanzbuchhaltung für Treuhänder
Mit einem DMS und Topal Finanzbuchhaltung werden die Finanzabschlüsse schneller bereitgestellt. Die dadurch gewonnene Zeit ermöglicht eine bessere Betreuung des KMU, mehr Beratung für ein besseres strategisches Management. Alles wird für alle Beteiligten profitabler.
Mit der eingesparten Zeit können zusätzliche Leistungen in Betracht gezogen werden, z. B. die Einführung von Quartalsabschlüssen, was einen echten Mehrwert in der Betreuung des KMU darstellt. Umso mehr, als Topal FiBu (mit dem Modul „Periodische Zuweisungen“) es ermöglicht, die Rückbuchung der transitorischen Buchungen automatisch zu verwalten, auch dafür ist Topal das ideale Werkzeug.
Dashboards sind für grosse Unternehmen unverzichtbar, aber auch für kleine und mittlere Unternehmen. Das Exportieren von Kennzahlen in eine Excel-Tabelle, um eine grafische Zusammenfassung zu erstellen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Topal Web Solution ist es nun möglich, direkt auf ein Dashboard zuzugreifen, das in Echtzeit aktualisierte Grafiken enthält. So kann der Kunde seine Zahlen jederzeit und überall mit einem Desktop-PC, einem Laptop oder einem Tablet abrufen.
Schlussfolgerung
Die Führung der Buchhaltung und der Jahresabschluss sind kein Selbstzweck. Die Zahlen verdienen es, jederzeit aktuell zu sein, um Indikatoren zu liefern und Simulationen zu ermöglichen. Topal Finanzbuchhaltung (mit dem Modul Budgetierung) macht es möglich, mehrere Budgets zu erstellen, um verschiedene Situationen zu simulieren. Diese Budgets sind wertvoll, um Entscheidungsträgern bei ihren Strategien zu helfen und rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der wahre Mehrwert des Treuhänders liegt heute hier, in der Analyse, der Reflexion und der Beratung.
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