Kleines ABC des digitalen Arbeitens

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Die strategische Sicht auf die Digitalisierung von Geschäftsmodellen und Arbeitsprozesse ist das Eine. Davon abgesehen ziehen digitale Technologien längst in den normalen KMU-Alltag ein. Ein Blick auf konkrete Aspekte und was dabei besonders zu beachten ist – von A wie Aufbewahrung bis Z wie Zahlungsverkehr.

Aufbewahrung: Ob digital oder auf Papier, wichtige Geschäftsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt für alles, was die wirtschaftliche Lage des Unternehmens betrifft: Buchungsbelege, Geschäftsbücher, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Sonstige Geschäftsdokumente, etwa E-Mails, müssen heute nur noch selektiv aufbewahrt werden: Wenn ein Buchungsbeleg fehlt oder wenn sie Hintergründe eines Buchungsvorgangs belegen.

Blockchain: Bei diesem Stichwort denken die meisten an Kryptowährungen wie Bitcoin. Aber mit diesen digitalen Registern, in denen Transaktionen zwischen verschiedenen Partnern gespeichert und transparent gemacht werden, entstehen im Moment viele weitere Anwendungsformen, die auch für KMU relevant werden. Tipp: Die Entwicklung beobachten und mit dem IT-Partner besprechen.

Cloud: Dass man für Programme und Daten externe Speicherkapazitäten nutzt, ist für viele KMU bereits Normalität. Man muss sich nicht mehr selber um Aktualisierung und Bewirtschaftung von IT-Komponenten kümmern und die Firmendaten stehen überall zur Verfügung, wo man sie braucht. Tipp: Mit Blick auf die Datensicherheit ist wichtig, dass der gewählte Anbieter seinen Sitz und sein Rechenzentrum in der Schweiz hat.

Datenschutz: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU bringt es mit sich, dass künftig auch Schweizer KMU bestimmte Vorgaben einhalten müssen. Um zu bestimmen, ob eine Firma in den Anwendungsbereich der DSGVO fällt, sind zwei Dinge wichtig: ob sich die natürlichen Personen, deren Daten verarbeitet werden, in der EU befinden, und ob die Absicht besteht, Personen im EU Raum anzusprechen. Für detaillierte Informationen: www.kmu.admin.ch, Stichwort Datenschutz.

EasyGov: Auch die öffentliche Hand erbringt ihre Dienstleistungen für Unternehmen zunehmend in digitaler Form. Eine gute Anlaufstelle ist der Online-Schalter EasyGov. Er bündelt, beschleunigt und optimiert verschiedene administrative Verfahren. Jungfirmen können hier die obligatorischen Anmeldungen bei Sozialversicherungen, Handelsregister und MWST vornehmen. Auch andere Behördengänge lassen sich erledigen. In den kommenden Jahren werden weitere Leistungen in das Portal integriert. Zum Online-Schalter für Unternehmen: www.easygov.swiss

Prozesse: Ein Arbeitsprozess, der digitalisiert werden soll, muss in der Regel hinterfragt oder neu konzipiert werden. Das mag mühsam scheinen, ist aber eine grosse Chance für Verbesserungen und Effizienzsteigerungen. Merke: Wenn ein bestehender Prozess schlecht ist, wird er durch die Digitalisierung auch nicht besser.

Rechnungsstellung: Immer mehr KMU verringern ihren administrativen Aufwand, indem sie auf E-Rechnungen umstellen. In aller Regel greifen sie dabei auf die Dienste ihrer Hausbank zu. Wichtig zu wissen: E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Durchs Ausdrucken geht die Signatur verloren, die in rechtlichen und (mehrwert-)steuerlichen Belangen unerlässlich ist.

Signatur: Die elektronische Signatur eines Dokuments dient dazu, den Originalcharakter dieses Dokuments zu beweisen. Denn es lässt sich nicht mehr verändern, ohne dass sich dies feststellen lässt. Eine wichtige Grundlage für die Signatur ist die sogenannte SwissID – der elektronische Identitätsnachweis. Online-Informationen dazu bietet das Staatssekretariat für Wirtschaft unter www.seco.admin.ch, Suchbegriff SuisseID.

Web-Applikationen: Wer intensiv mit Partnerfirmen zusammenarbeitet, kann die Arbeitsabläufe mit webbasierten Applikationen effizienter gestalten. Digitale Plattformen ermöglichen es, dass interne und externe Beteiligte an den gleichen Daten arbeiten können: der Buchhaltungsverantwortliche und der externe Treuhänder, der Marketingplaner und die Werbeagentur, der Produktionschef und der externe Produktentwickler. Tipp: Es braucht bei allen Beteiligten leistungsfähige Netzwerke, damit kein Flaschenhals entsteht.

Zahlungsverkehr: Bis 2020 wird der Schweizer Zahlungsverkehr schrittweise modernisiert und auf internationale Standards (ISO 20022) abgestimmt. Durch die Digitalisierung der Prozesse verschwinden die unterschiedlichen Einzahlungsscheine. Sie werden durch einen Einheitsbeleg mit QR-Code abgelöst. Für Firmen bringt das Anpassungen in verschiedenen Bereichen mit sich. Tipp: Wenn Sie es nicht schon getan haben, sprechen Sie möglichst bald Ihre Bank, Ihren IT-Partner und Ihren Treuhänder darauf an, um die nötigen Anpassungen aufzugleisen.

Interviewpartner:
Boris Blaser
Vorstandsmitglied des Schweizerischen Treuhänderverbands TREUHAND|SUISSE, SektionZürich und Leiter Institut TREUHAND 4.0

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