Keine Sitzungen mehr möglich, was nun?

In der aktuellen Lage ist es wichtig, die nötige Infrastruktur für das Homeoffice von Arbeitnehmenden zur Verfügung stellen zu können. Daneben sind aber auch zurzeit Lösungen mehr als gefragt, wie Sitzungen mit Kunden weiterhin durchgeführt werden können ohne mit ihnen vor Ort an einem Konferenztisch zusammenzusitzen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten via Computer, wie weiterhin Kundengespräche geführt werden können (z.B. Abschlussbesprechung), die auch die Präsentation von Dokumenten (z.B. Jahresrechnung) beinhalten.

Für Sitzungen via Computer können alle Tools der nachstehenden Übersicht verwendet werden. Das Handling ist bei allen Anwendungen sehr einfach und intuitiv und es entstehen für die eingeladenen Gesprächsteilnehmer keine Kosten.

Hier finden Sie eine Funktionsübersicht der möglichen Anwendungen (Microsoft Teams, Zoom, Whereby und Teamviewer).

«Teams» von Microsoft ist interessant, wenn man mehr Funktionalität wünscht – für die Zusammenarbeit mit den Kunden, aber auch für die Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen. Diese Lösung bringt eine breite Palette von Kollaborationstools mit und die Integration von anderen gängigen Microsoft-Produkten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint usw.) ist möglich. Wenn im Unternehmen bereits Office365 eingesetzt wird, ist dies sicher ein zu favorisierendes Tool.

Aus aktuellem Anlass bietet Microsoft «Teams»-Lizenzen für alle Unternehmen und Einzelpersonen für sechs Monate gratis an. Einzelpersonen können sich für dieses Tool direkt selber anmelden; Unternehmen müssen dies über Ihren autorisierten Kundenbetreuer erledigen.

Welche Voraussetzungen sind nötig?
Die Lösungen funktionieren als App / Software (Desktop oder Mobile), die meisten sogar als Web-Anwendung. Insbesondere muss der Gast auf seinem Computer, wenn nicht gewünscht, keinerlei Installationen vornehmen.

Um mit allen Anwendungen optimal eine Videokonferenz durchführen zu können, benötigt man einen Computer oder ein Notebook. Diese Geräte müssen über einen Lautsprecher und ein Mikrofon (z.B. Handy-Headset) verfügen. Wünscht man auch die Bildübertragung der teilnehmenden Personen, ist eine integrierte Kamera nötig. Diese Anforderung erfüllen in der Regel alle gängigen Notebooks.

Haben Sie weiterführende Fragen, wenden Sie sich direkt an einen unserer Partner oder fragen Sie Ihren IT-Dienstleister – sie helfen Ihnen gerne weiter. Sollten Sie hier nicht fündig werden, sind wir vom Team Institut Treuhand 4.0 gerne für Sie da.