Autor: BAYO Solutions AG – Umsetzungspartner vom Institut Treuhand 4.0
Heute ist ein guter Tag. Der Schreinermeister konnte endlich seinen neuen Mitarbeiter einstellen, der Arbeitsvertrag wurde soeben unterzeichnet und schon bald fängt der neue Mitarbeiter im Betrieb an zu arbeiten. Doch wie kommen jetzt die ganzen Mitarbeiterstammdaten zum Treuhänder, damit dieser den Lohn abrechnen und die Anmeldungen der Sozialversicherungen anstossen kann? Die meisten Treuhänder stellen ihren Kunden zu diesem Zweck ein Excel-Dokument zur Verfügung, in welchem die ganzen für die Lohnabrechnung und Personaladministration benötigten Informationen eingetragen werden. Der Schreinermeister füllt also die Tabelle aus und schickt diese per Mail seinem Treuhänder zu.
Wieso unverschlüsselte E-Mails eine heikle Sache sind, haben wir in unserem letzten Blog-Beitrag geschrieben. Im Datenschutz spricht man von personenbezogenen Daten und genau solche sind in dieser Excel-Tabelle typischerweise enthalten. Neben Namen, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Lohnangaben sind, wenn der Mitarbeiter zusätzlich quellensteuerpflichtig ist oder Kinderzulagen beantragen will, zusätzlich auch intimere Details über die familiäre Situation enthalten. Ein unverschlüsseltes E-Mail kann für diesen Versand daher kaum das richtige Instrument sein. Noch heikler wird es, wenn z.B. bei Unfallmeldungen auch Gesundheitsdaten ausgetauscht werden, diese sind sogar besonders schützenswert.
BAYO bietet ihnen hier eine sichere Alternative. Treuhänderinnen und Treuhänder, die mit BAYO arbeiten, setzen das Online-Portal ein und können dort ihren Kunden solche Formulare aufschalten. Diese lassen sich ganz einfach online als Formular am Bildschirm ausfüllen, ein Excel wird nicht mehr benötigt. Dabei haben die Kunden auch die Möglichkeit, Dokumente wie z.B. den Arbeitsvertrag oder die Aufenthaltsbewilligung mitzusenden. Auch kann der Treuhänder definieren, welches Pflichtfelder sind und kann z.B. Wenn-Dann-Funktionen einbauen, so dass der Bürgerort nur bei Schweizern abgefragt wird, bei Ausländern aber die Nationalität und den Aufenthaltsstatus.
Aber auch für den Treuhand Alltag bietet dieses Vorgehen ein paar zusätzliche Vorteile: die Informationen und die übermittelten Dokumente sind sogleich in seinem Dokumenten Management System gespeichert. Auch kann er definieren, welche Pendenzen nach einer solchen Neuanmeldung eines Mitarbeiters gleich ergänzt werden sollen, also typischerweise «BVG-Anmeldung» oder «Anlegen Mitarbeiterstamm Lohn». Diese Aufgaben werden direkt agendiert für den zuständigen Mitarbeiter.
Mit der gleichen Funktion können aber auch weitere Vorgänge abgebildet werden, denkbar sind Unfallmeldungen, Steuererklärungschecklisten, Lohnmutationen, Abgrenzungen für Monatsabschlüsse usw. Der Fantasie sind also fast keine Grenzen gesetzt!
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