Die Herausforderungen für Treuhänder:innen rund um Post und Papier sind vielfältig:

• Die Dienstleistungen für die Kunden sind abhängig davon, dass die Kunden die Belege vollständig und rechtzeitig einreichen. Geschieht dies nicht pünktlich oder nur unvollständig, muss nicht nur nachgefragt, sondern auch die Arbeit neu geplant werden.
• Nicht selten werden Belege mehrfach in die Hand genommen.
• Die Suche nach Belegen kann sich mühsam gestalten, weil der entsprechende nicht gefunden wird, im Homeoffice nicht zugänglich ist oder sich gerade bei einer Kollegin befindet.
• Werden die Belege digitalisiert, ist noch nicht viel gewonnen, da sie nicht mit den weiteren Systemen verknüpft und die Dateien nicht editierbar sind. Zudem gestaltet sich die Suche in Explorer-Ordnern mindestens genauso aufwendig wie im Archivregal.

Die Lösung: Ein digitaler Briefkasten

Die folgenden Herausforderungen werden gelöst, wenn die Kunden ihre Post digital empfangen und der Treuhänder Zugriff auf die digitalen Belege hat.

• Die Belege sind tagesaktuell verfügbar, werden innert Kürze gefunden und sind sicher abgelegt.
• Der bzw. die Treuhänder:in kann unabhängig arbeiten und hat stets auf alle Belege Zugriff.
• Gegenseitige Nachfragen werden deutlich reduziert, da alle involvierten Personen auf die Dokumente und die entsprechenden Infos zugreifen können.
• Via Kommentarfeld oder PDF-Editor können Fragen und Unklarheiten direkt im Portal geklärt werden. Der aktuelle Stand ist stets für alle ersichtlich.
• Dank klar definierter Bearbeitungs- und Zugriffsrechte ist geregelt, dass nur jene Personen die Briefe lesen und bearbeiten können, die dazu befugt sind.

Der Aufwand für die Kunden minimiert sich, woraus interessante Geschäftsmodelle resultieren können. Optimalerweise entsteht eine Win-Win-Situation für Kund:in und Treuhänder:in.

Was bietet der digitale Briefkasten?

Postumleitung

Sobald die Registrierung komplett ist, kann im digitalen Briefkasten die Postumleitung für eine oder mehrere Firmenadressen aktiviert werden. Die Briefpost, die an diese Adressen geschickt wird, wird im Verteilzentrum der Schweizerischen Post automatisch aussortiert und an ein zertifiziertes Scanning Center geschickt.

Nicht-scanbare Elemente oder benötigte Originale werden weiterhin an der Firmenadresse zugestellt.

Digitaler Briefkasten

Für die Zustellung in den digitalen Briefkasten werden die Briefe mit OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen und durch ein Dokumenten-Capturing geschickt. Mit OCR wird das Dokument les- und durchsuchbar gemacht, Buchstaben, Worte und Texte werden erkannt. Gescannte Dokumente werden dadurch zu editierbaren PDFs, die maschinell lesbar sind.

Mittels Dokumenten-Capturing werden die eingegangenen Briefe klassifiziert, z. B. in Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften, und die entsprechenden Metadaten extrahiert. Das bedeutet, dass beispielsweise bei Rechnungen alle Zahlungsdetails automatisch abgefüllt und die Rechnung zur Zahlung vorbereitet wird.

Digitales Bezahlen

Die vorbereiteten Rechnungen können direkt im digitalen Briefkasten bezahlt werden, und zwar mit allen Schweizer Banken, die dem Bankenzahlungsverkehr der SIX angeschlossen sind. Dazu werden die Geschäftskonten mittels BDD (Business Direct Debit) mit dem digitalen Briefkasten verknüpft, so dass Zahlungen in wenigen Klicks über diese Konten freigegeben werden können.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Rechnungen via Vorauszahlung auf das PEAX Transaktionskonto zu bezahlen – eine gute Option z. B. für PostFinance-Kunden.

Verfügen Sie oder Ihre Kunden über eine automatisierte Buchhaltung, können die Rechnungen importiert und direkt verbucht werden.

Sichere Ablage und schnelle Suche

Erledigte Briefe und Rechnungen können mit Tags versehen sicher abgelegt werden. Der gesamte Briefkasten ist verschlüsselt und kann nur von berechtigten Personen eingesehen werden.

Tags sind im Gegensatz zu Ordnern mehrdimensional, das heisst Dokumente können mit einem oder mehreren Tags versehen werden und werden entsprechend auch mit der Angabe eines oder mehrerer Tags gefunden. Das Taggingsystem wird individuell eingerichtet und an die Prozesse der jeweiligen Firma angepasst.

Gesucht werden können die Dokumente entweder über die Volltextsuche oder über den Filter, wobei nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch Zusammenstellungen über einen bestimmten Zeitraum erstellt werden können.

Datenschutz und Sicherheit

Der digitale PEAX Briefkasten erfüllt alle schweizerischen und europäischen Datenschutzvorgaben und lässt deren Umsetzung regelmässig von spezialisierten Juristen überprüfen. Unsere Prozesse sind klar definiert und die Mitarbeitenden sind bestens geschult. Neben den Datenschutzgesetzen werden auch das Brief- und das Bankgeheimnis vollumfänglich gewahrt. Die Kundendaten werden in einer namhaften und zertifizierten Public Cloud in der Schweiz gehalten.

Die Vorteile auf einen Blick

Digitalisierung: Die Briefpost wird professionell gescannt. Manuelles Digitalisieren entfällt.

Mobilität: Die Post kann digital verteilt und bearbeitet werden.

Effizienz: Das durchgängig digitale Handling der Post ist deutlich schneller als der klassische Weg. Das Scannen fällt weg, die Nachverfolgung wird deutlich einfacher, das Bezahlen ist in wenigen Klicks erledigt und Dokumente werden im Nu gefunden.

Übersicht: Im digitalen Briefkasten kann die gesamte Post überblickt werden. Die Gefahr, dass etwas untergeht oder zu spät erledigt wird, wird deutlich minimiert. Auch die Liquiditätsplanung wird unterstützt, wenn alle Rechnungen bzw. die Rechnungsbeträge ohne zusätzlichen Aufwand an einem Ort eingesehen werden können.

Transparenz: Jedes Dokument verfügt über eine Dokumentenhistory, auf der geloggt wird, wann welche Aktion von wem vorgenommen wurde.

Ordnung: Mit Filter und Volltextsuche werden alle Dokumente schnell gefunden und zusammengestellt. Aufwendiges Suchen fällt weg.

Sicherheit: Vertraulichkeit und Sicherheit sind vollumfänglich gewährleistet durch verschiedene Massnahmen und Prozesse. Digitale Dokumente können sicherer abgelegt werden als physische.

Einfache Nutzung: Der digitale Briefkasten ist in wenigen Tagen eingerichtet. Als SaaS-Lösung (Software as a Service) kann er sofort genutzt werden, ohne dass ein teures Software-Projekt vorangehen muss.

Preise und Modelle

Für die Nutzung des digitalen Briefkastens gibt es unterschiedliche standardisierte oder individuelle Abos. Die Preise für standardisierte Abos starten bei CHF 19.90 pro Monat, für individuelle Enterprise-Abos (mehr als 5000 Dokumente pro Jahr) stehen attraktive Modelle auf Transaktionsbasis zur Verfügung.

Für Treuhänder:innen gibt es zudem interessante Reseller-Konditionen, wenn sie den digitalen Briefkasten an ihre Kunden weiterempfehlen.

Zudem finden Sie auf dieser Seite weitere Informationen.

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